Warum Citavi, wenn‘s auch mit Word geht?

Mittlerweile dürfte ja bekannt sein, dass es tatsächlich Alternativen zum bekannten Programm Citavi gibt. Diese haben wir bereits in einem anderen Blog-Beitrag ausgiebig vorgestellt und verglichen, um herauszufinden, welches das beste Literaturverwaltungsprogramm ist. Wer jedoch nach einer einfachen und intuitiven Alternative sucht, wird bei Word selbst fündig werden! Überraschung: Man kann auch direkt in Word ein digitales Literaturverzeichnisse erstellen. Gerade wenn Du also nur eine Möglichkeit zur einfachen Literaturverwaltung für eine aktuelle Arbeit suchst, ist Word vielleicht die beste Wahl, da Du Dich vermutlich nicht mehr in das Programm einarbeiten musst und so viel Arbeitszeit sparst.

Literaturverzeichnis in Word erstellen

Zunächst soll vorgestellt werden, wie das Literaturverzeichnis erstellt und gehandhabt werden kann. Danach folgen Antworten auf Fragen, die sich eventuell stellen.

Man geht im Menü „Referenzen“ auf den Reiter „Zitate“; -> anklicken.

Dies öffnet das bereits vorhandene Literaturverzeichnis:

Der Klick auf das „+“ links unten gibt die Möglichkeit, einen neuen Titel hinzuzufügen:

Der Klick auf das Menü „Quellentyp“ erlaubt es, den Quellentyp auszuwählen, meistens sind diese „Quellentypen“ selbsterklärend. Für einen Beitrag aus einem Sammelband wählt man „Buchabschnitt“, für einen Artikel aus einer wissenschaftlichen Zeitschrift „Artikel in einer Zeitschrift“. Der Quellentyp kann – auch bei bereits bestehendem Eintrag – jederzeit geändert werden.

Unter dem Menü „Zitate“ kann man das Literaturverzeichnis einfügen. Rechts neben diesem Menü wählt man die Art der Zitation (APA, Harvard, …), leider etwas auf amerikanische Usancen eingeschränkt.

Nach Erstellen des Literaturverzeichnisses klickt man am oberen Rand, um etwa das Literaturverzeichnis in statischen Text umzuwandeln: Dies ist nicht unbedingt notwendig, kann aber sinnvoll sein, wenn ein Lektor die Arbeit selbsttätig korrigieren soll.

Dazu kommt ein Menüpunkt „Dienste“, mit diesem kann man sich den Titel z.B. durch eine zuvor definierten Suchmaschine suchen lassen.

Ein leichtes Drüberstreifen über die „Zitate“ zeigt den vollen Titel an:

Das „-“ links unten erlaubt die Entfernung einzelner Titel. Rechts unten ist der Zitatquellenmanager. Dieser unterscheidet zwischen einer Masterliste und der aktuellen Liste. Die aktuelle Liste enthält alle Titel, die in der vorliegenden Arbeit verwendet wurden.

Links ist die Masterliste, mit allen Titeln, die man jemals aufgenommen hat. Für eine neue Arbeit kopiert man diese nach rechts in die „Aktuelle Liste“, das heißt, einmal aufgenommen steht einem die Quelle bzw. Literaturangabe immer zur Verfügung. Die Häkchen links neben dem Titel bedeuten, daß das Werk bereits in der Arbeit zitiert wurde: Dies erlaubt einem also, nachzuprüfen, ob man wirklich alles zitiert hat, was man ursprünglich verwenden wollte. – Die Masterliste links zeigt übrigens, daß man problemlos unterschiedliche Schriften (oder Tastaturen), z.B. Griechisch oder Kyrillisch verwenden kann. Die zu verwendenden Tastaturen muß man zuvor in der Systemeinstellung „Tastatur“ definieren.

Nach Abschluß seiner Arbeit, oder auch schon während derselben, trägt man am Ende des Dokuments seine Literaturliste ein. Man geht wie folgt vor: Man geht zunächst an das Ende seines Dokuments und dann im Menü auf den Punkt „Referenzen“ und klickt dann „Literaturverzeichnis. Der einfach Klick fügt das Literaturverzeichnis ein.

Fragen

Hier die Antworten auf einige Fragen, die sich eventuell stellen:

Frage: Kann ich das Literaturverzeichnis von einem bereits erstellten Dokument übernehmen?

Antwort: Ja, es gibt zwei Wege. – Voraussetzung ist immer, daß die Zitate „aktiv“ sind, also nicht in statischen Text umgewandelt.

  • In-Text-Zitat: Du kopierst den gesamten Text einer vorgängigen Arbeit in ein neues Dokument. Alle verwendeten Literaturangaben werden im Zitatemanager erscheinen. -> Abspeichern und den alten Text löschen. Die Literaturliste bleibt.
  • Zitate in den Fußnoten: Wenn Du wirklich nur die Literatur übernehmen willst, die Du in einer letzten Arbeit verwendet hast und nicht jedes einzelne Werk anklicken willst, musst Du einen kleinen Kunstgriff verwenden. Du gehst im Ursprungstext in den Fußnotenapparat und kopierst diesen, aber nur diesen, komplett in das neue Dokument in den Haupttext. Du wirst im Anschluß alle Referenzen im Zitatemanager sehen. Anschließen kannst Du den gesamten Text löschen, die Referenzen (also die Literaturliste) werden bleiben.
  • Alternativ: Du gehst in den Zitatquellenmanager und kopierst Dir die Zitate (eigentlich Literaturangaben) direkt nach rechts in die „Aktuelle Liste“, wie in der letzten Graphik oben.

Frage: Kann ich zwei unterschiedliche Literaturverzeichnisse verwenden, z.B. eines für Quellen, eines für die Literatur?

Antwort: Über PC geht das, in dem man die Sprache ändert; angeblich geht es auch bei Mac, aber bei mir hat das nicht funktioniert. Wenn man (auf PC) beim Literaturverzeichnis seinen Quellen die Sprache A zuordnet und seiner Sekundärliteratur die Sprache B, dann erhält man zwei unterschiedliche Literaturverzeichnisse. Für Mac kann man alternativ zwei Kunstgriffe verwenden. Diese erlauben zwei unterschiedliche Literaturverzeichnisse auch beim Mac.

Methode 1: Man fügt zweimal das Literaturverzeichnis komplett ein und bearbeitest beide. Für das erste Literaturverzeichnis also nur die Quellen, für das zweite nur die Sekundärliteratur.

Methode 2: Man stellt beim Eintragen dem Nachnamen des Autors ein oder zwei Sonderzeichen vor, z.B. „*“, dann werden im Literaturverzeichnis diese an den Anfang desselben gestellt. Im Anschluß muß man die Sonderzeichen entfernen.

Frage: Kann ich ein zitiertes Dokument das ich abgespeichert habe, direkt aus dem Dokument öffnen?

Antwort: Nicht wirklich. Man geht mit dem Cursor auf das Zitat, und drückt (beim Mac) Maus und [Control], ganz unten findet man neben anderen Menüpunkten „“Öffnen“ oder „Im Finder zeigen“, dieser Befehl führt einfach in den Finder. Dort kann man weitersuchen. Wenn das Fenster, indem sich die Literatur befindet, im Finder schon geöffnet ist, dann ist man einfach schneller dort, mehr nicht.

Mit demselben Menü kann man einen Titel mit einem zuvor definierten Suchdienst bzw. einer Suchmaschine direkt im Internet verwenden. Man kann die Standardsuchmaschine individuell anpassen.

Werke die man nur in Auszügen braucht, kann man bei books.google.com finden. Alte Literatur, die keinem Copyright mehr unterliegt und somit public domain ist, kann direkt und komplett angeschaut bzw. auch heruntergeladen werden.

Frage: Wie kann ich die Suchmaschine wechseln?

Antwort:

Frage: Kann ich die Klammern beim Zitat entfernen?

Antwort: Wenn Du das Zitat in „Statischen Text“ umwandelst ja. Am besten am Schluß mit der Funktion SUCHE-ERSETZE.

Frage: Kann ich zwei oder mehrere Zitate in eine Klammer setzen? Also statt (Prabhu, et al., 2019) (Probst, et al., 2006) alles in eins?

Antwort: Ja. Du fügst erst das eine Zitat ein (Probst, et al., 2006) und klickst dann darauf, daß es „aktiv wird und fügst das zweite gewissermaßen darauf ein.

Weitere Tipps, Problemlösungen und Fragen für Word auf Mac findet Ihr hier.

Viel Spaß und viel Erfolg bei der Arbeit. Zukünftig sollen hier noch weitere Tipps und Tricks für Eure Arbeit erscheinen. Eure Fragen sind immer willkommen!

Über den Autor:

Daniel Schwenzer forscht, arbeitet und lebt an der Schnittstelle der kirchlichen, geistlichen und welt-lichen Sphären. Seine Arbeit als Verwaltungsrat, Leiter von Flüchtlingsheimen, Experte für kanonische Gutachten, kirchlicher Richter und Sachverständiger begleitet er mit wissenschaftlichen Aktivitäten. Mit über 50 Einträgen auf seiner Veröffentlichungsliste ist er vielgelesen und oft zitiert. Seine Leidenschaft gilt neben seiner Familie der Frage, ‚was die Welt im Innersten zusammenhält‘. Er hat in Tübingen, Wien, Strasbourg und Fribourg (Schweiz) Theologie, Philosophie, Geschichte und Kirchenrecht studiert.

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