Warum Citavi, wenn‘s auch mit Word geht?

Mittlerweile dürfte ja bekannt sein, dass es tatsächlich Alternativen zum bekannten Programm Citavi gibt. Diese haben wir bereits in einem anderen Blog-Beitrag ausgiebig vorgestellt und verglichen, um herauszufinden, welches das beste Literaturverwaltungsprogramm ist. Wer jedoch nach einer einfachen und intuitiven Alternative sucht, wird bei Word selbst fündig werden! Überraschung: Man kann auch direkt in Word ein digitales Literaturverzeichnisse erstellen. Gerade wenn Du also nur eine Möglichkeit zur einfachen Literaturverwaltung für eine aktuelle Arbeit suchst, ist Word vielleicht die beste Wahl, da Du Dich vermutlich nicht mehr in das Programm einarbeiten musst und so viel Arbeitszeit sparst.

Literaturverzeichnis in Word erstellen

Zunächst soll vorgestellt werden, wie das Literaturverzeichnis erstellt und gehandhabt werden kann. Danach folgen Antworten auf Fragen, die sich eventuell stellen.

Man geht im Menü „Referenzen“ auf den Reiter „Zitate“; -> anklicken.

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Dies öffnet das bereits vorhandene Literaturverzeichnis:

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Der Klick auf das „+“ links unten gibt die Möglichkeit, einen neuen Titel hinzuzufügen:

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Der Klick auf das Menü „Quellentyp“ erlaubt es, den Quellentyp auszuwählen, meistens sind diese „Quellentypen“ selbsterklärend. Für einen Beitrag aus einem Sammelband wählt man „Buchabschnitt“, für einen Artikel aus einer wissenschaftlichen Zeitschrift „Artikel in einer Zeitschrift“. Der Quellentyp kann – auch bei bereits bestehendem Eintrag – jederzeit geändert werden.

Unter dem Menü „Zitate“ kann man das Literaturverzeichnis einfügen. Rechts neben diesem Menü wählt man die Art der Zitation (APA, Harvard, …), leider etwas auf amerikanische Usancen eingeschränkt.

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Nach Erstellen des Literaturverzeichnisses klickt man am oberen Rand, um etwa das Literaturverzeichnis in statischen Text umzuwandeln: Dies ist nicht unbedingt notwendig, kann aber sinnvoll sein, wenn ein Lektor die Arbeit selbsttätig korrigieren soll.

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Dazu kommt ein Menüpunkt „Dienste“, mit diesem kann man sich den Titel z.B. durch eine zuvor definierten Suchmaschine suchen lassen.

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Ein leichtes Drüberstreifen über die „Zitate“ zeigt den vollen Titel an:

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Das „-“ links unten erlaubt die Entfernung einzelner Titel. Rechts unten ist der Zitatquellenmanager. Dieser unterscheidet zwischen einer Masterliste und der aktuellen Liste. Die aktuelle Liste enthält alle Titel, die in der vorliegenden Arbeit verwendet wurden.

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Links ist die Masterliste, mit allen Titeln, die man jemals aufgenommen hat. Für eine neue Arbeit kopiert man diese nach rechts in die „Aktuelle Liste“, das heißt, einmal aufgenommen steht einem die Quelle bzw. Literaturangabe immer zur Verfügung. Die Häkchen links neben dem Titel bedeuten, daß das Werk bereits in der Arbeit zitiert wurde: Dies erlaubt einem also, nachzuprüfen, ob man wirklich alles zitiert hat, was man ursprünglich verwenden wollte. – Die Masterliste links zeigt übrigens, daß man problemlos unterschiedliche Schriften (oder Tastaturen), z.B. Griechisch oder Kyrillisch verwenden kann. Die zu verwendenden Tastaturen muß man zuvor in der Systemeinstellung „Tastatur“ definieren.

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Nach Abschluß seiner Arbeit, oder auch schon während derselben, trägt man am Ende des Dokuments seine Literaturliste ein. Man geht wie folgt vor: Man geht zunächst an das Ende seines Dokuments und dann im Menü auf den Punkt „Referenzen“ und klickt dann „Literaturverzeichnis. Der einfach Klick fügt das Literaturverzeichnis ein.

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Fragen

Hier die Antworten auf einige Fragen, die sich eventuell stellen:

Frage: Kann ich das Literaturverzeichnis von einem bereits erstellten Dokument übernehmen?

Antwort: Ja, es gibt zwei Wege. – Voraussetzung ist immer, daß die Zitate „aktiv“ sind, also nicht in statischen Text umgewandelt.

  • In-Text-Zitat: Du kopierst den gesamten Text einer vorgängigen Arbeit in ein neues Dokument. Alle verwendeten Literaturangaben werden im Zitatemanager erscheinen. -> Abspeichern und den alten Text löschen. Die Literaturliste bleibt.
  • Zitate in den Fußnoten: Wenn Du wirklich nur die Literatur übernehmen willst, die Du in einer letzten Arbeit verwendet hast und nicht jedes einzelne Werk anklicken willst, musst Du einen kleinen Kunstgriff verwenden. Du gehst im Ursprungstext in den Fußnotenapparat und kopierst diesen, aber nur diesen, komplett in das neue Dokument in den Haupttext. Du wirst im Anschluß alle Referenzen im Zitatemanager sehen. Anschließen kannst Du den gesamten Text löschen, die Referenzen (also die Literaturliste) werden bleiben.
  • Alternativ: Du gehst in den Zitatquellenmanager und kopierst Dir die Zitate (eigentlich Literaturangaben) direkt nach rechts in die „Aktuelle Liste“, wie in der letzten Graphik oben.

Frage: Kann ich zwei unterschiedliche Literaturverzeichnisse verwenden, z.B. eines für Quellen, eines für die Literatur?

Antwort: Über PC geht das, in dem man die Sprache ändert; angeblich geht es auch bei Mac, aber bei mir hat das nicht funktioniert. Wenn man (auf PC) beim Literaturverzeichnis seinen Quellen die Sprache A zuordnet und seiner Sekundärliteratur die Sprache B, dann erhält man zwei unterschiedliche Literaturverzeichnisse. Für Mac kann man alternativ zwei Kunstgriffe verwenden. Diese erlauben zwei unterschiedliche Literaturverzeichnisse auch beim Mac.

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Methode 1: Man fügt zweimal das Literaturverzeichnis komplett ein und bearbeitest beide. Für das erste Literaturverzeichnis also nur die Quellen, für das zweite nur die Sekundärliteratur.

Methode 2: Man stellt beim Eintragen dem Nachnamen des Autors ein oder zwei Sonderzeichen vor, z.B. „*“, dann werden im Literaturverzeichnis diese an den Anfang desselben gestellt. Im Anschluß muß man die Sonderzeichen entfernen.

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Frage: Kann ich ein zitiertes Dokument das ich abgespeichert habe, direkt aus dem Dokument öffnen?

Antwort: Nicht wirklich. Man geht mit dem Cursor auf das Zitat, und drückt (beim Mac) Maus und [Control], ganz unten findet man neben anderen Menüpunkten „“Öffnen“ oder „Im Finder zeigen“, dieser Befehl führt einfach in den Finder. Dort kann man weitersuchen. Wenn das Fenster, indem sich die Literatur befindet, im Finder schon geöffnet ist, dann ist man einfach schneller dort, mehr nicht.

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Mit demselben Menü kann man einen Titel mit einem zuvor definierten Suchdienst bzw. einer Suchmaschine direkt im Internet verwenden. Man kann die Standardsuchmaschine individuell anpassen.

Werke die man nur in Auszügen braucht, kann man bei books.google.com finden. Alte Literatur, die keinem Copyright mehr unterliegt und somit public domain ist, kann direkt und komplett angeschaut bzw. auch heruntergeladen werden.

Frage: Wie kann ich die Suchmaschine wechseln?

Antwort:

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Frage: Kann ich die Klammern beim Zitat entfernen?

Antwort: Wenn Du das Zitat in „Statischen Text“ umwandelst ja. Am besten am Schluß mit der Funktion SUCHE-ERSETZE.

Frage: Kann ich zwei oder mehrere Zitate in eine Klammer setzen? Also statt (Prabhu, et al., 2019) (Probst, et al., 2006) alles in eins?

Antwort: Ja. Du fügst erst das eine Zitat ein (Probst, et al., 2006) und klickst dann darauf, daß es „aktiv wird und fügst das zweite gewissermaßen darauf ein.

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Weitere Tipps, Problemlösungen und Fragen für Word auf Mac findet Ihr hier.

Viel Spaß und viel Erfolg bei der Arbeit. Zukünftig sollen hier noch weitere Tipps und Tricks für Eure Arbeit erscheinen. Eure Fragen sind immer willkommen!

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Daniel Schwenzer forscht, arbeitet und lebt an der Schnittstelle der kirchlichen, geistlichen und welt-lichen Sphären. Seine Arbeit als Verwaltungsrat, Leiter von Flüchtlingsheimen, Experte für kanonische Gutachten, kirchlicher Richter und Sachverständiger begleitet er mit wissenschaftlichen Aktivitäten. Mit über 50 Einträgen auf seiner Veröffentlichungsliste ist er vielgelesen und oft zitiert. Seine Leidenschaft gilt neben seiner Familie der Frage, ‚was die Welt im Innersten zusammenhält‘. Er hat in Tübingen, Wien, Strasbourg und Fribourg (Schweiz) Theologie, Philosophie, Geschichte und Kirchenrecht studiert.

Welches Literaturverwaltungsprogramm ist das beste?

Für das Verfassen von wissenschaftlichen Arbeiten an der Uni ist viel Recherchearbeit nötig: Nachdem das Thema festgelegt wurde, müssen die richtigen Quellen ausgesucht und analysiert werden. Besonders bei Themen mit einer großen Quellenanzahl ist eine effektive Eingrenzung der Recherchearbeit nicht immer einfach.

Nach dem Formulieren einer Forschungsfrage und der Literaturrecherche muss darauf geachtet werden, die Quellen beim Schreiben der Hausarbeit richtig anzugeben. Selbst das versehentliche Weglassen einer einzigen Quelle kann als Plagiarismus gedeutet werden und unangenehme Folgen durch die Universität mit sich ziehen. Viele Unis benutzen mittlerweile eine Plagiatssoftware, um eingereichten Arbeiten zu prüfen. Wir tun dies ebenfalls, wenn wir deine Texte lektorieren oder unserer Autoren kontrollieren. Hierbei werden die Arbeiten mit einer immensen Datenbank von Büchern, Journals and Internetressourcen abgeglichen. Dadurch werden sofort Textstellen aus anderen Quellen erkannt, die in der Arbeit bisher nicht genannt wurden – und das auch, wenn sie sprachlich umschrieben worden sind.

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Es lohnt sich also, bei den Quellenangaben und Referenzen einer wissenschaftlichen Arbeit besonders penibel zu sein. Je nach Umfang der Arbeit kann das sehr anstrengend sein: Besonders in den empirisch geprägten Studiengängen wird erwartet, dass die vorgestellten Ideen einer Arbeit mit ausreichenden Quellen belegt werden. Aber wer möchte das schon alles manuell per Hand eintippen? Hunderte Referenzen und Fußnoten einzutippen, ist nicht nur anstrengend und langweilig, sondern lenkt aus meiner eigenen Erfahrung auch davon ab, sich auf den eigentlichen Inhalt der Arbeit zu konzentrieren. Ganz davon abgesehen, dass einem auf diese manuelle Art garantiert Formfehler unterlaufen: Im schlimmsten Fall muss man nochmal durch alle Fußnoten gehen, um auszuschließen, dass man nicht an falscher Stelle einen Punkt angebracht hat und das Datum richtig genannt wurde. Und am Ende muss im Literaturverzeichnis eine Auflistung sämtlicher verwendeter Quellen erfolgen – in der Regel alphabetisch.

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Am Anfang des Studiums habe ich diese ganze Arbeit noch per Hand gemacht, aber es wurde einfach immer lästiger und zeitfressender. Ich bin schließlich auf Literaturverwaltungsprogramme umgestiegen, die mir den Großteil dieser akribischen Arbeit abnehmen. Neben der Möglichkeit, sich diese Arbeit durch ein professionelles Ghostwriting ganz zu sparen, helfen diese Programme beim Einfügen und Sortieren der wissenschaftlichen Quellen. Zu den wichtigsten dieser Tools gehören Citavi, EndNote, Zotero und (ÜBERRASCHUNG) Word! Nach einer kurzen Einarbeitungszeit erspart man sich mit den Programmen stundenlange Arbeit, die man lieber produktiv gestalten kann – zum Beispiel mit dem Schreiben des eigentlichen Inhalts der Arbeit! Hier ist ein kurzer Überblick dieser vier Tools, damit du gleich losstarten kannst.

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Citavi ist als Allrounder-Programm bekannt. Hervorzuheben ist vor allem die Recherchefunktion: Neben Fachdatenbanken wie EBSCO, Ovid, ProQuest, Elsevier, Thomson Reuters, sowie dem Online-Katalog WorldCat kann man auch zahlreiche Universitäts – und Nationalbibliotheken nach den passenden Quellen durchkämmen.

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Besonders hilfreich für die Quellenangabe ist die Funktion der automatischen Erfassung bibliographischer Daten. Diese kann man entweder direkt über den Namen suchen oder über die ISBN und DOI. Referenzen, Zitate und Bibliografie-Einträge können in über 7.500 Zitationsstilen eingefügt werden – man muss sich also nicht mehr darum sorgen, dass man richtig in APA, MLA, Harvard und co. zitiert hat. Zusätzlich bietet Citavi hilfreiche Funktionen zur Organisierung wissenschaftlicher Arbeiten an. Dazu zählen die Funktionen zur Erstellung von Notizen, Gliederungen und Skripts.

Unter den Literaturverwaltungsprogrammen ist Citavi der Marktführer. Studenten können über ihre Universitäten oft auf günstigere Campuslizenzen zugreifen. Ansonsten kostet die eigenständige Lizenz für Studenten und Doktoranten 119€. Zusätzlich gibt es eine kostenlose Version mit allen Funktionen der kostenpflichtigen Version, die allerdings auf 100 Titel begrenzt ist. Leider gibt es für Mac User kein Citavi mehr, die Entwicklung wurde schon 2011 eingestellt. Der PC-User, der gerne mit Citavi arbeitet, findet hier ein Manual für PC, und hier eine allgemeine Beschreibung.

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Ein ähnliches Programm wie Citavi ist EndNote (hier geht es zur Beschreibung), das auch auf dem Mac einsetzbar ist (Sowohl für Word, als auch für das Programm Pages). Im Vergleich zu Citavi wird es öfter in angelsächsischen Ländern verwendet. Ähnlich wie Citavi verfügt auch EndNote über eine detaillierte Recherchefunktion, mit der man in Online-Katalogen, Volltext-PDFs und Fachdatenbanken aus Bibliotheken nach Quellen suchen kann.

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EndNote hat eine besondere Schnittstelle mit Microsoft Word, das als Cite While You Write bezeichnet wird. Damit lassen sich automatische Literaturverzeichnisse und Quellenangaben generieren. Zusätzlich zu der Desktopversion bietet EndNote auch eine Browservariante an – EndNote Web. Insgesamt bietet EndNote einen ähnlich großen Funktionsumfang wie Citavi, der sich nicht nur auf das erstellen von Quellenangaben und Literaturverzeichnissen beschränkt. Auch für EndNote bieten einige Universitäten günstige Campuslizenzen an, ansonsten kostet eine Studentenlizenz derzeit 94€.

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Zotero ist einer der beliebtesten kostenfreien Literaturverwaltungsprogramme und Mac sowie PC verfügbar (hier ist das Handbuch und hier die Beschreibung). Im Vergleich zu Citavi und EndNote bietet Zotero weniger Zusatzfunktionen und beschränkt sich auf die Recherche und Zitation von Quellen und Literaturverzeichnissen. Dieser Fokus auf die Kernaufgaben eines Referenzmanagers kann durchaus ein Vorteil sein für jeden, der keine weiteren Zusatzoptionen benötigt: Die Einarbeitungszeit ist auf Grund der limitierten Anzahl an Funktionen recht kurz.

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Quellen können in Zotero in Schlagwortkategorien und Sammlungen organisiert werden. Bibliographische Informationen, Fußnoten und Referenzen können in über 8.000 Zitationsstilen eingefügt werden, so dass man sich auch hier nicht mehr um das Verwenden des richtigen Zitationsstils sorgen muss. Anders als Citavi und EndNote nutzt man bei Zotero nicht eigene Datenbanken, sondern markiert über ein Browser-Addon alle Quellen, die man im Internet findet. Zur besseren Strukturierung kann man diesen Quellen passende Notizen und Tagwörter hinzufügen. Insgesamt ist Zotero eine gute Alternative für jeden, der nicht Geld für ein Literaturverwaltungsprogramm ausgeben möchte und solche Programme vor allem für Zitationen verwendet.

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Neben den drei Spezial-Programmen gibt es seit 2007 aber auch im klassischen Word-Programm eine ordentliche Literaturverwaltungsfunktion. Diese hat den Vorteil, dass keine große Einarbeitung in ein unbekanntes Programm notwendig ist. Gerade diese Einarbeitung ist oft mit sehr viel Einarbeitung und Frustration verbunden, die man unter Umständen besser in den eigentlichen Schreibprozess steckt. Die obigen Programme bieten alle viele Vorteile durch ihre Zusatzfunktionen.

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Wenn es einfach nur um das Verfassen einer kleinen Seminararbeit oder eines Essays geht, kann Word die beste Option sein. Wie du die Literaturverwaltungsfunktion in Word richtig einsetzt, erfährst du in einem weiteren Blog-Artikel. Wir zeigen dir darin auf Klick-Basis, wie du Schritt für Schritt vorgehst und was zu beachten ist, damit wirklich nichts schiefgehen kann und alle Quellen korrekt angegeben werden.

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Persönlich nutze ich EndNote, weil ich im englischsprachigen Ausland studiere und meine Universität eine recht günstige Lizenz für dieses Programm anbietet. Citavi und Zotero habe ich allerdings auch schon genutzt – alle drei Programme haben ihre Aufgabe zur Verwaltung von Literatur und Referenzen sehr gut erfüllt. Die kürzeste Einarbeitungszeit hatte ich mit Zotero, da hier einfach nicht so viele Zusatzfunktionen vorhanden sind. Für jemanden, der nur Quellen, Referenzen und Literaturverzeichnisse verwalten möchte, ist Zotero aus diesem Grund vielleicht die beste Option. Zum Verwalten von eigenen Dokumenten und Dateien in unterschiedlichsten Formaten eignen sich auch die Programme GoodReader oder Papers. Bei Papers kann man eine eigene Schlagworte verwalten. Welches Programm du letztendlich verwendest, ist Geschmackssache. Alle drei Programme lassen sich nach einer recht kurzen Zeit einfach bedienen und als Addon in Word integrieren. Falls du wirklich schnell durchstarten willst, solltest du bei Word bleiben.

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Nur Baysal studiert im Master Philosophie an der University of St Andrews. Ihr Fokus liegt auf Bioethik und politischer Philosophie. Während ihres Bachelors hat sie sich ebenfalls mit den Studiengängen Politikwissenschaft, Soziologie und Geschichte beschäftigt. In der Vergangenheit war sie in Thinktanks in Washington D.C und Berlin tätig, sowie Teil des Vorstands einer internationalen Studentenorganisation.